Online randevu sistemi, müşterinin sitenizdeki takvimden boş bir saati kendisinin ayırdığı ve randevunun size bildirim olarak ulaştığı yapıdır. İşletmenize iki şey kazandırır: telefonda geçen zaman azalır, her randevu da nereden geldiği bilinen ve sayılabilen bir kayda dönüşür.
Diyetisyen, danışman, tekne kiralayan ya da kamp tesisi işleten biri için randevu, satışın ta kendisidir. Telefonla randevu almanın bedeli ise kolay fark edilmez: görüşmenin ortasında çalan telefon, akşam cevap bekleyen mesajlar, bir kâğıda not edilip kaybolan saatler. Siteniz gece de açıktır. Müşteri aklına geldiği anda saatini seçebiliyorsa, ertesi gün sizi aramayı hatırlaması gerekmez.
Müsaitliğiniz belliyse takvim, değilse talep formu
İlk karar, müşterinin randevuyu anında mı alacağı yoksa bir talep mi bırakacağıdır. Ölçüt basittir. Boş saatlerinizi önceden biliyorsanız ve hizmetin fiyatı sabitse takvim işe yarar. Uygunluk ya da fiyat her işte yeniden hesaplanıyorsa talep formu işinize daha çok uyar.
Orhaniye'de kaptanlı yelkenli kiralayan Captain Fargo için yaptığımız sitede rezervasyon üç adımda biter: tarih, bilgiler ve onay. Takvim dolu günleri seçtirmez, yani müşteri boş olmayan bir güne talep gönderemez. Gökçeada'daki Çağdaş Camping'de yol farklıdır. Misafir, rezervasyon formuna konaklama tipini, giriş ve çıkış tarihlerini, kişi sayısını yazıp talebini gönderir. Sitede ödeme alınmaz; müsaitliği ve ayrıntıları tesis geri dönerek konuşur. İstanbul'daki çekim ekipmanı kiralama firması Mandosi'de ise anlık rezervasyon yoktur. Ziyaretçi ekipmanları kiralama süresi ve adediyle bir teklif sepetine ekler, sonra teklif ister.
Kendi işinize bakarken şunu sorun: bir müşteri bu saati seçtiğinde, başka hiçbir şey sormadan "tamam" diyebilir misiniz? Cevap evetse takvim kurun, "duruma göre" ise talep formu. İkisi aynı sitede birlikte de çalışabilir: standart görüşmeler takvimden, özel işler formdan gelir.
Online randevu sistemi müşteriden ne istemeli?
Randevu akışı kısaldıkça yarıda bırakılma ihtimali genellikle azalır. Çoğu işletme için üç adım yeter: hizmet ya da görüşme türü, gün ve saat, birkaç ön bilgi.
Uşak'taki ofisinde yüz yüze, diğer illerdeki danışanlarıyla görüntülü görüşen Diyetisyen Aybala'nın randevu sayfası bu sırayı izler. Danışan önce görüşmenin biçimini seçer: ofiste ya da online. Ardından takvimde kendisine uyan günü ve saati işaretler. Son adım bir ön tanışma formudur: iletişim bilgisi, sağlıkla ilgili notlar ve yeme düzeni birkaç soruda alınır. Ön bilgiyi randevu alınırken toplamak, ilk görüşmede temel sorulara ayrılan zamanı kısaltır.
Almanya'da Bir Öğretmen sitesinde ilk adım görüşme konusudur. Danışman Almanya'da yaşıyor, hizmeti ise mesleğini orada sürdürmek isteyen Türkiye'deki öğretmenlere yönelik. Ziyaretçi konuyu seçer, sonra gün ve saati işaretler. Takvimdeki saatler Türkiye saatine göre yazılır, görüşmeler de WhatsApp'ta görüntülü olarak yapılır. Müşterileriniz farklı bir saat diliminde olabiliyorsa, saatlerin hangi ülkeye göre yazıldığını takvimin üstünde açıkça belirtin.
Formdaki her alan için tek bir soru sorun: bu bilgi olmadan randevuya hazırlanabilir miyim? Cevap hayırsa alan kalsın. Merak ettiğiniz ama ilk görüşmede de öğrenebileceğiniz her şeyi çıkarın. Üyelik açtırmak, şifre istemek ya da uzun bir anket doldurtmak, randevu almaya gelen kişiyi çoğu zaman yolda bırakır.
Arka taraf: randevuyu görmek, iptal etmek, gün kapatmak
Müşterinin gördüğü takvim, sizin tuttuğunuz takvim kadar güvenilirdir. Tatil günü açık kalırsa ya da iptal edilen saat yeniden açılmazsa, sistem size telefondan daha fazla iş çıkarır.
Almanya'da Bir Öğretmen'in yönetim panelinde randevular listelenir, gerektiğinde iptal edilir ve çalışılmayacak günler kapatılır. Çalışma saatleri de aynı panelden, kod bilgisi gerekmeden değişir. Captain Fargo'nun panelinde rezervasyonlar, müsaitlik takvimi ve fiyatlar yan yana yönetilir. Çağdaş Camping'de ise rezervasyon talepleri ve mesajlar aynı panelde toplanır.
Talebin size nasıl ulaştığı da en az bunun kadar önemlidir. Regnos için geliştirdiğimiz site platformunda, işletmenin sitesine düşen her randevu ya da teklif talebi panelde birikir, ayrıca e-postayla bildirilir. Paneli gün boyu açık tutmayan bir işletme sahibi için bu bildirim, talebin gözden kaçmamasını sağlar.
Bildirimin kime gideceğine de baştan karar verin. Randevuları tek kişi yönetiyorsa bildirim doğrudan onun telefonuna gitsin, birden fazla kişi varsa herkes aynı listeye baksın. Hatırlatma mesajı (SMS ya da e-posta), iptal kuralı ve ön ödeme gibi seçenekleri de bu aşamada düşünün. İhtiyacınız olmayanı eklemeyin. Gelmeyen randevular sizi yoruyorsa, ilk denenecek şey randevudan bir gün önce giden kısa bir hatırlatmadır.
Ziyaretçi randevu sayfasına hangi yoldan gelir?
Randevu sayfasını sitenin en arkadaki odası gibi düşünmeyin. Ziyaretçinin girdiği her kapıdan oraya bir yol çıkmalı: hizmet sayfaları, blog yazıları, soru-cevap bölümü, iletişim sayfası.
Diyetisyen Aybala'nın sitesi bu yolu baştan hesaba katar. Aramayla gelen ziyaretçiyi önce üyelik gerektirmeyen araçlar karşılar: vücut kitle indeksi, günlük kalori ve ideal kilo hesaplamaları, beslenme profili testi gibi. Sitenin amacı, bu araçlardan birini kullanan kişiyi randevuya taşımaktır. Çağdaş Camping'de konaklama ve tesis sayfalarının her birinde yan sütunda bir rezervasyon talebi kartı durur, WhatsApp ve telefon da her sayfadadır. Karavan sayfasını okuyan misafir, talep göndermek için menüye dönmek zorunda kalmaz.
Kendi sitenizde küçük bir test yapın. Herhangi bir hizmet sayfasını ya da blog yazısını telefondan açın ve randevu sayfasına kaç dokunuşta ulaştığınızı sayın. Bağlantı yalnızca menüde duruyorsa, okumanın bittiği yere de bir düğme koyun. Düğme, tıklayınca ne olacağını söylesin: "Gönder" yerine "Uygun saati seçin" gibi. Google İşletme Profilinizde ve sosyal medya hesaplarınızın bağlantı alanında da randevu sayfasının adresi yer alsın.
Tamamlanan randevu, ölçülecek ilk rakamdır
Online randevunun en az konuşulan kazancı ölçümdür. Telefonla gelen randevunun hangi reklamdan ya da aramadan geldiğini çoğu zaman bilemezsiniz. Siteden alınan randevu ise dönüşüm olarak sayılabilir. Dönüşüm, ziyaretçinin sitenizde sizin istediğiniz eylemi yapmasıdır; burada bu eylem randevu ya da talep göndermektir.
Sayımı iki noktada kurun. Birincisi, form gönderildiğinde ya da saat onaylandığında açılan teşekkür sayfasıdır. Google Ads etiketi, Meta pikseli (sitedeki eylemleri reklam platformuna bildiren kod) ve site analiz aracınız bu sayfanın açılmasını dönüşüm olarak sayacak biçimde ayarlanabilir. İkincisi, randevunun gerçekleşip gerçekleşmediğidir. Bunu yalnızca siz bilirsiniz, bu yüzden panelde ya da basit bir tabloda "geldi / gelmedi" işaretini tutun.
Varsayımsal bir örnek düşünün: bir ayda reklamdan 30 randevu talebi geldi, bunlardan 20'si gerçekleşti. Reklam paneli size 30 dönüşüm gösterir, takviminizi dolduran ise 20 görüşmedir. Gerçekleşen randevuyu ayrıca saymazsanız kampanyayı olduğundan başarılı sanabilirsiniz.
Sonra kaynakları ayırın. Reklamdan, Google aramasından, haritadan ve Instagram'dan gelen randevular aynı rakamda karışırsa hangi kanalın işe yaradığını göremezsiniz. Reklamlarınızdaki ve sosyal medya profillerinizdeki bağlantılara kampanya etiketi ekleyin (UTM: bağlantının nereden tıklandığını analiz aracına bildiren ek). Bu ayrım sizi asıl soruya götürür: bir randevu bana kaça geliyor? Reklam bütçesini bu soruyla okumak için "Reklam bütçeniz işe yarıyor mu? Bakılacak 4 rakam" yazımıza göz atın. Oradaki talep başına maliyet, sizin işinizde randevu başına maliyettir.
Randevu sistemi kurmadan önce hangi üç soruyu sormalı?
Birincisi, hangi işinizi takvime açacaksınız? Süresi ve fiyatı sabit olan hizmetleri takvime, her seferinde değişenleri talep formuna ayırın. Takvime tek bir hizmetle başlamak da yeterlidir.
İkincisi, takvimi kim güncel tutacak? Tatil, izin ve dolu günler panelden kapatılmazsa müşteri, sizin orada olmayacağınız bir saate randevu alır. Bu işi üstlenecek kişiyi kurulumdan önce belirleyin.
Üçüncüsü, randevu geldiğinde ne olacak? Onay mesajını önceden yazın ve yüz yüze görüşmede adresle yol tarifini, online görüşmede bağlantıyı nasıl ileteceğinize karar verin. Müşteri iptal etmek isterse ne yapacağını da bilsin. Bu cevaplar olmadan kurulan sistem, kısa sürede yine telefona döner.
Bu hafta atabileceğiniz üç adım
İlk adım, son iki haftada telefonla ya da mesajla aldığınız randevuları bir listeye yazmak: hangi hizmet, hangi gün, kaç mesajlaşma sürdü. Bu liste, takvimde hangi seçeneklerin olması gerektiğini size gösterir. İkinci adım, randevu formunuzu ya da kurmayı düşündüğünüz formu kâğıda dökmek. Her alana "bu bilgi olmadan hazırlanabilir miyim?" diye sorun ve cevabı evet olan alanları çıkarın. Üçüncü adım, sitenizde en çok ziyaretçi alan üç sayfayı açıp her birinin sonuna randevu sayfasına giden bir düğme eklemek. Aynı gün teşekkür sayfasının dönüşüm olarak sayıldığını da kontrol edin.
Marka Ortağı'nın Web Geliştirme hizmetinde randevu ve rezervasyon sayfalarını, arkasındaki yönetim paneliyle birlikte ve her randevu sayılabilecek biçimde geliştiriyoruz.
